Systemprotokoll
„System log" ist eine gemeinsame Tabelle der Mitarbeiteraktionen in Golova: was getan wurde, von wem, wann und wo. Es werden Änderungen im Katalog und in Projekten erfasst: das Erstellen einer Position, das Ändern des Lagers eines Artikels, das Löschen einer Kostenvoranschlagszeile, das Verarbeiten einer Ausgabe.
Das Protokoll hilft Ihnen herauszufinden, wohin ein Artikel gegangen ist, wer den Preis einer Position geändert oder eine Kostenvoranschlagszeile gelöscht hat. Wenn eine Position „plötzlich" aus dem Katalog verschwindet oder sich eine Artikelnummer ändert, müssen Sie Ihre Kollegen nicht fragen: Suchen Sie einfach das Objekt im Protokoll und sehen Sie sich seine Historie an.
So öffnen Sie es
Klicken Sie in der Systemkopfzeile auf „Datenbanken" → „System log".
Sie können die Historie eines einzelnen Katalogobjekts direkt aus dem Katalog öffnen: siehe „Ordner-, Positions- und Artikelprotokoll" weiter unten.
Wer es sehen kann
Das Protokoll ist ein Administratorenwerkzeug und daher standardmäßig ausgeblendet. Der Zugriff wird in der Zugriffsvorlage des Mitarbeiters aktiviert: „Datenbanken" → „Mitarbeiter" → „Optionen" → „Zugriffsvorlagen", Registerkarte „System", Block „System logs". Mehr zu Vorlagen: Neue Vorlage erstellen.
Der Schalter im Block-Header „System logs" („anzeigen" / „ausblenden") öffnet den Abschnitt selbst: Der Eintrag „System log" erscheint im Menü „Datenbanken".
„Katalog": ob die Tabelle Aktionen im Katalog anzeigt.
„Projekte": ob sie Aktionen in Projekten anzeigt.
Wenn Sie den Block-Header auf „anzeigen" schalten, werden „Katalog" und „Projekte" mitaktiviert; mit „ausblenden" werden sie deaktiviert. Danach können Sie jeden einzeln einstellen: z. B. einem Mitarbeiter nur die Katalogaktionen geben.
Das Ordner-, Positions- und Artikelprotokoll ist für alle verfügbar, die Zugriff auf den Katalog haben, auch wenn „System logs" in der Vorlage ausgeblendet ist.
Bitte beachten. Wenn der Block-Header „System logs" aktiviert ist, aber „Katalog" und „Projekte" ausgeblendet sind, hat der Mitarbeiter den Menüeintrag, aber die Tabelle ist leer.
Was erfasst wird
Katalog
Fast alles, was im Katalog passiert:
Erstellen, Umbenennen, Verschieben und Löschen von Abschnitten und Positionen;
Änderungen an Artikelfeldern: Lager, Kommentar, Nummer und andere;
Massenaktionen;
Aktionen aus dem oberen Menü des Katalogs: Servicecenter, Maßeinheiten, Preistypen, Lager, Felder, Preisliste, Preisgestaltung, Etikettenvorlagen, Inventurprüfung, Import und Export;
Anzeigen und Herunterladen von Fotos und Dateien von Positionen, Herunterladen der Preisliste und von Exporten.
Projekte
Änderungen in Projektabschnitten: „Information", „Planung", „Kostenvoranschlag", „Spezifikation", „Dokumente", „Finanzen", „Dateien/Links". Das Öffnen des Projekts, das Drucken des Angebots, Zugangspässe, die Lagerkommissionierliste und Mitarbeiterlisten sowie das Herunterladen von Dokumenten, Dateien und Archiven werden ebenfalls erfasst.
So lesen Sie die Tabelle
Neue Einträge stehen oben. Jeder Eintrag hat folgende Spalten:
Spalte | Inhalt |
|---|---|
„Datum der Operation" | Datum und Uhrzeit der Aktion |
„Benutzer" | Wer die Aktion ausgeführt hat |
„Aktion" | Für den Katalog: Erstellen, Ändern, Löschen, Verschieben, Herunterladen, Anzeigen. Für Projekte: Erstellen, Ändern, Löschen, Datenzugriff, Stornierung, Wiederherstellung |
„Modul" | „Katalog" oder „Projekt" |
„Parameter" | Womit genau gearbeitet wurde. Im Katalog ist dies die Ebene: „Ordner" (ein Katalogabschnitt), „Position" (Ausrüstung, Dienstleistung, Zubehör, Kit, Set) oder „Artikelnummer" (eine bestimmte Ausrüstungseinheit). Für die Listen aus dem oberen Menü des Katalogs deren Name: „Lager", „Preistyp", „Feld", „Maßeinheit" usw. In einem Projekt der Projektblock |
„Parameter-ID" | Die Objektnummer im System. Sie ändert sich nicht, wenn das Objekt umbenannt wird, daher ist sie praktisch für die Suche |
„Ort" | Wo es passiert ist. Für den Katalog der vollständige Pfad: „/ KATALOG / Abschnitt / Unterabschnitt / Objekt /" |
„Alter Wert" und „Neuer Wert" | Was es war und was es geworden ist. Wenn eine Aktion mit einem Artikel mit einem Projekt verknüpft ist, enthält „Neuer Wert" einen Link zu diesem Projekt |
Wenn eine Aktion in einem Projekt mehrere Felder gleichzeitig geändert hat, folgen die Zeilen nacheinander: Datum und Benutzer werden nur in der ersten Zeile der Gruppe angezeigt.
Im Katalogpfad sind die Wurzel „KATALOG" und die Abschnitte der Listen (z. B. „Lager" oder „Preistypen") blau hervorgehoben, Ihre eigenen Abschnitte und Positionen sind in normalem schwarzen Text.
Zu einem Artikel navigieren
Für Aktionen mit einem Artikel gibt es am Ende des Pfades in der Spalte „Ort" ein Symbol „Im Katalog öffnen". Es öffnet den Katalog in einem neuen Tab direkt auf der Karte dieses Artikels, sodass Sie die Nummer nicht kopieren und suchen müssen. Wenn der Artikel nicht mehr verwendet wird (verkauft, abgeschrieben oder verloren), wird seine Position geöffnet.
Aktionsfarben
Zeilen sind nach Aktionstyp farblich hervorgehoben:
grün: Erstellen;
türkis: Ändern;
rot: Löschen;
lila: Verschieben (im Katalog) oder Datenzugriff (in einem Projekt).
Andere Aktionen (Herunterladen und Anzeigen im Katalog, Stornierung und Wiederherstellung in einem Projekt) haben keine Farbe.
Suche und Filter
Unter der Überschrift jeder Spalte befindet sich ein Filter:
„Datum der Operation": ein Zeitraum, einschließlich vorgefertigter Optionen: „Heute", „Gestern", „Aktueller Monat", „Letzter Monat", „Aktuelles Jahr";
„Benutzer": ein Mitarbeiter; ausgeschiedene und gelöschte Mitarbeiter sind ebenfalls in der Liste, mit einem Hinweis;
„Aktion", „Modul", „Parameter": eine Auswahl aus einer Liste. Nachdem Sie ein Modul ausgewählt haben, zeigen die Aktions- und Parameterlisten nur noch die dazu passenden Einträge;
„Parameter-ID": genaue Übereinstimmung der Nummer;
„Ort", „Alter Wert", „Neuer Wert": Suche nach einem Teil des Textes.
Die Filter funktionieren zusammen: Sie können z. B. alle Löschungen im Katalog finden, die von einem Mitarbeiter im letzten Monat vorgenommen wurden. Oberhalb der Tabelle rechts gibt es außerdem ein allgemeines Suchfeld.
Suche nach ID
Jeder Ordner, jede Position und jeder Artikel im Katalog hat eine System-ID. Sie ändert sich nie, auch wenn das Objekt umbenannt oder in einen anderen Abschnitt verschoben wird. Die zuverlässigste Methode, die vollständige Historie eines Objekts zu erhalten, besteht daher darin, seine Nummer in den Filter „Parameter-ID" einzugeben.
Ordner-, Positions- und Artikelprotokoll
Sie können die Historie eines einzelnen Katalogobjekts öffnen, ohne zu „System log" zu wechseln:
Ordnerprotokoll: das Symbol „Ordnerhistorie" in der Abschnittskarte;
Positionsprotokoll: das Symbol „Positionshistorie" in der oberen rechten Ecke der Positionskarte, neben dem Kalender;
Artikelprotokoll: das Symbol „Artikelhistorie" in der Artikelkarte. In den Listen „Verloren", „Defekt", „Abgeschrieben" und „Verkauft" öffnet sich das Artikelprotokoll, wenn Sie auf die Nummer klicken.
Das Protokoll öffnet sich in einem neuen Tab. Es ist dieselbe Tabelle, jedoch nur mit den Einträgen dieses Objekts, und in der Überschrift steht „Ordnerprotokoll", „Positionsprotokoll" oder „Artikelprotokoll" mit dem Namen oder der Nummer, z. B. „Artikelprotokoll — 000123". Für ein solches Protokoll reicht der Zugriff auf den Katalog aus: das Recht „System log" ist nicht erforderlich.
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