Reise

Eine Fahrt erfasst, wer welches Firmenfahrzeug wann benutzt hat. Der Mitarbeiter markiert den Beginn und das Ende der Fahrt, und das System speichert die Zeit, das Fahrzeug und den Kommentar. So können Sie jederzeit sehen, wer das Fahrzeug gerade hat und wie lange es bereits unterwegs ist.

Wo Sie es finden

Klicken Sie auf das Lkw-Symbol in der Kopfzeile rechts, neben dem Timer-Symbol. Der Tooltip des Symbols lautet „Fahrt erstellen". Auf einem schmalen Bildschirm und in der mobilen Version befindet sich „Fahrt starten" im „⋮"-Menü.

Das Symbol ist für Mitarbeiter sichtbar, deren Zugriffsvorlage dies erlaubt: Registerkarte „Kalender/Tabelle", Zeile „Fahrzeuge", die zweite Liste auf „ja" gesetzt („die Möglichkeit zur Erstellung neuer Fahrten aktivieren").

So starten Sie eine Fahrt

• Klicken Sie auf das Lkw-Symbol. Das Fenster „Fahrt starten" öffnet sich.

• Geben Sie im Feld „Fahrtort" ein, wohin Sie fahren, zum Beispiel „IFEMA Madrid, Aufbau".

• Wählen Sie im Feld „Fahrzeug" ein Fahrzeug aus der Datenbank „Fahrzeuge" aus.

• Füllen Sie bei Bedarf das Feld „Kommentar" aus.

• Klicken Sie auf „Starten".

Die Felder „Fahrtort" und „Fahrzeug" sind Pflichtfelder: Solange sie leer sind, ist die Schaltfläche inaktiv. Wenn die Liste „Keine Fahrzeuge vorhanden" anzeigt, fügen Sie zuerst ein Fahrzeug zur Datenbank „Fahrzeuge" hinzu.

Während die Fahrt läuft, blinkt das Lkw-Symbol, und der Tooltip zeigt die verstrichene Zeit an.

So beenden Sie eine Fahrt

Klicken Sie auf das blinkende Symbol. Das Fenster „Die Fahrt ist bereits im Gange" öffnet sich mit der Startzeit und einem Zähler oben. Hier können Sie:

• „Abschließen": die Fahrt beenden. Die Endzeit wird automatisch erfasst;

• „Speichern": den Ort, das Fahrzeug oder den Kommentar korrigieren, ohne die Fahrt zu beenden;

• „Entfernen": die gesamte Fahrt löschen. Das System fragt erneut nach: „Fahrt löschen?".

Bis die Fahrt abgeschlossen ist, öffnet das Symbol diese Fahrt, und Sie können keine neue starten.

Wo Sie die Fahrten einsehen können

• Tabelle. „Tabelle" → Registerkarte „Fahrzeuge": das Protokoll aller Fahrten: Mitarbeiter, Start- und Endzeit, Dauer, Kommentare. Mehr dazu: Fahrzeugtabelle.

• Kalender. Fahrten werden im Kalender zusammen mit Projekten und Aufgaben angezeigt.

Welche Fahrten ein Mitarbeiter in der Tabelle und im Kalender sieht, wird ebenfalls in der Zugriffsvorlage festgelegt: Registerkarte „Kalender/Tabelle", Zeile „Fahrzeuge", die erste Liste auf „alle", „nur meine" oder „nein" gesetzt.