Kostenvoranschlagsstatus
Der Kostenvoranschlagsstatus ist der Hauptstatus eines Projekts. Er zeigt die Arbeitsphase mit dem Kunden, von der Abstimmung des Angebots bis zum Abschluss. In einem Projekt wird der Kostenvoranschlagsstatus auf der Registerkarte „Kostenvoranschlag" mit nummerierten Kreisen und Pfeilen festgelegt, und seine Farbe bestimmt die Farbe des Projekts im Kalender.
Die Liste der Statuswerte und deren Eigenschaften wird unter „Einstellungen" → „System" → „Statuswerte" im Block „Statuswerte (Kostenvoranschlag)" konfiguriert. Jeder Status verfügt über eine Reihe von Flags: Ein grüner Punkt bedeutet, dass das Flag aktiviert ist.
Flags des Kostenvoranschlagsstatus
Bearbeitung des Angebots. Solange das Projekt einen Status mit diesem Flag hat, kann der Kostenvoranschlag bearbeitet werden. Bei anderen Statuswerten sind der Bearbeitungsblock und die Schaltflächen des Kostenvoranschlags ausgeblendet. Die Schaltflächen „Aus Spezifikation aktualisieren" und „In Spezifikation kopieren" hängen ebenfalls von diesem Flag ab.
Buchung. Die Ausrüstung von Projekten mit solchen Statuswerten ist reserviert: Sie wird vom verfügbaren Bestand in allen parallelen Projekten abgezogen, und der Fehlbestand wird daraus berechnet. Wenn Sie möchten, dass Kostenvoranschlagspositionen das Lager erst nach der Bestätigung blockieren, aktivieren Sie dieses Flag für bestätigte Statuswerte und deaktivieren Sie es für vorläufige.
Spezifikation. Wenn ein Projekt in einen Status mit diesem Flag wechselt, erhält es automatisch den ersten Spezifikationsstatus und die Registerkarte „Spezifikation" wird geöffnet. Wenn Sie das Projekt von einem solchen Status zurücksetzen, werden die Kostenvoranschlagszeilen, die automatisch zur Spezifikation hinzugefügt wurden, daraus entfernt.
Rechnungszahlung. Ein Projekt kann nur dann in einen Status mit diesem Flag verschoben werden, wenn alle Dokumente des Projekts auf der Registerkarte „Dokumente" den Status „bezahlt" haben. Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn Sie eine Einnahme für die Rechnung auf der Registerkarte „Finanzen" eingeben und der Betrag die Rechnung abdeckt. Bis dahin ist der Pfeil „nächster Status" inaktiv, und der Tooltip fordert Sie auf, die Rechnung zu bezahlen. Wenn das Projekt keine Dokumente enthält, gilt die Einschränkung nicht.
Rückgabe der Ausrüstung. Ein Projekt kann nicht in einen Status mit diesem Flag verschoben werden, solange sich noch ein Teil der Ausrüstung am Veranstaltungsort befindet. Der Pfeil „nächster Status" ist inaktiv und der Tooltip fordert Sie auf, die Ausrüstung vom Veranstaltungsort zurückzugeben. Wenn der Status auf andere Weise geändert wird, meldet das System, dass das Projekt nicht abgeschlossen werden kann, weil sich Ausrüstung am Veranstaltungsort befindet. Dieses Flag wird üblicherweise für den Status „abgeschlossen" gesetzt.
Bitte beachten Sie: Flags gelten pro Status, nicht pro Projekt. Um die Bearbeitung des Kostenvoranschlags nach der Bestätigung zu sperren, genügt es, „Bearbeitung des Angebots" für den Status „bestätigt" zu deaktivieren.
Der Systemstatus „storniert"
Der Status „storniert" ist immer vorhanden. Sie können ihn umbenennen, aber nicht löschen oder verschieben. Ein Projekt wird mit „Projekt stornieren" in diesen Status verschoben.
Einen Status hinzufügen oder ändern
Klicken Sie auf „+" in der Kopfzeile des Blocks, geben Sie einen Namen ein und aktivieren Sie die gewünschten Flags. Ein neuer Status hat standardmäßig „Bearbeitung des Angebots", „Buchung" und „Spezifikation" aktiviert. Die Reihenfolge wird per Drag-and-drop geändert. Ein Status, dem Projekte zugeordnet sind, kann nicht gelöscht werden.
Die Farben der Statuswerte im Kalender werden auf der Registerkarte „Kalender" festgelegt: siehe den Block „Einstellungen für den Kostenvoranschlagsstatus".