¿Cómo compartir un archivo?
Puedes compartir cualquier archivo o carpeta en el Almacenamiento: con un colega, con toda la empresa o con una persona externa mediante un enlace. Esta es la razón principal por la que se creó el Almacenamiento: enviar al cliente un presupuesto o un paquete de documentos sin adjuntar archivos por correo electrónico.
Dónde abrir la configuración de acceso
Tres formas:
el icono "Compartir" en la fila del archivo;
el menú "Más acciones" (tres puntos) → "Compartir";
clic derecho sobre el archivo → "Compartir".
Se abre una ventana con cuatro modos de acceso: "Private", "Workspace", "People", "Public link".
Private
El botón "Make private". Solo tú puedess ver el archivo: se elimina todo el acceso concedido anteriormente.
Workspace
El botón "Share with company". El archivo aparece en "Shared with me" para todos los empleados de tu empresa.
People
Acceso para empleados específicos.
Encuentra al empleado en el campo de búsqueda.
Elige el nivel de acceso:
"View + Download";
"Full access": el empleado también puede editar el archivo.
Haz clic en "Grant access".
El archivo aparece para este empleado en "Shared with me", donde puedes ver quién lo creó.
Public link
Un enlace para personas que no tienen acceso a Golova: un cliente, un contratista, un emplazamiento.
Ve a la pestaña "Public link".
Si es necesario, establece una contraseña: el campo es opcional.
Establece durante cuánto tiempo funciona el enlace: una fecha o los botones 1d / 7d / 30d / 90d / ∞.
Haz clic en "Generate Link" y cópialo.
El destinatario abre el archivo en el navegador: puedes verlo y descargarlo, pero no editarlo.
Puedes compartir no solo un archivo individual, sino toda una carpeta. Un truco útil: comparte la carpeta "Documentos" del proyecto con el cliente, y este también verá todas las nuevas versiones que guardes allí más adelante.
Ten en cuenta. Las carpetas del sistema de un proyecto ("Propuesta comercial", "Documentos" y otras) solo se pueden compartir mediante enlace público. Los demás modos no están disponibles para ellas.
Quién ve qué
Los derechos sobre los archivos del Almacenamiento provienen de la plantilla de acceso del empleado y su acceso al proyecto:
sin acceso al proyecto: el empleado tampoco verá la carpeta de este proyecto en el Almacenamiento;
sin acceso a "Archivos" en los proyectos: no verá la carpeta del mismo nombre;
el empleado está dado de baja: el acceso al Almacenamiento se elimina por completo;
la carpeta "Finanzas" del proyecto solo es visible para los empleados que tienen acceso al "Registro de gastos".
Los niveles "acceso público" y "solo el mío" del bloque "Almacenamiento" de la plantilla de acceso se describen en Almacenamiento.
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