Comment partager un fichier
Vous pouvez partager n'importe quel fichier ou dossier dans Storage : avec un collègue, avec toute l'entreprise ou avec une personne externe via un lien. C'est la raison principale pour laquelle Storage a été conçu : envoyer à un client un devis ou un ensemble de documents sans avoir à joindre des fichiers par e-mail.
Où ouvrir les paramètres d'accès
Trois méthodes :
l'icône "Partager" dans la ligne du fichier ;
le menu "Plus d'actions" (trois points) → "Partager" ;
clic droit sur le fichier → "Partager".
Une fenêtre s'ouvre avec quatre modes d'accès : "Privé", "Espace de travail", "Personnes", "Lien public".
Privé
Le bouton "Rendre privé". Vous seul pouvez voir le fichier : tous les accès accordés précédemment sont supprimés.
Espace de travail
Le bouton "Partager avec l'entreprise". Le fichier apparaît dans "Partagé avec moi" pour tous les employés de votre entreprise.
Personnes
Accès pour des employés spécifiques.
Recherchez l'employé dans le champ de recherche.
Choisissez le niveau d'accès :
"Afficher + Télécharger" ;
"Accès complet" : l'employé peut également modifier le fichier.
Cliquez sur "Accorder l'accès".
Le fichier apparaît pour cet employé dans "Partagé avec moi", où il peut voir qui l'a créé.
Lien public
Un lien destiné aux personnes n'ayant pas accès à Golova : un client, un prestataire, un lieu.
Accédez à l'onglet "Lien public".
Si nécessaire, définissez un mot de passe : ce champ est facultatif.
Définissez la durée de validité du lien : une date ou les boutons 1j / 7j / 30j / 90j / ∞.
Cliquez sur "Générer le lien" et copiez-le.
Le destinataire ouvre le fichier dans le navigateur : il peut le consulter et le télécharger, mais pas le modifier.
Vous pouvez partager non seulement un fichier unique, mais aussi un dossier entier. Une astuce pratique : partagez le dossier "Documents" du projet avec le client — il verra également toutes les nouvelles versions que vous y enregistrerez par la suite.
À noter. Les dossiers système d'un projet ("Proposition commerciale", "Documents" et autres) ne peuvent être partagés que via un lien public. Les autres modes ne sont pas disponibles pour eux.
Qui voit quoi
Les droits sur les fichiers Storage dépendent du modèle d'accès de l'employé et de son accès au projet :
pas d'accès au projet : l'employé ne verra pas non plus le dossier de ce projet dans Storage ;
pas d'accès aux "Fichiers" dans les projets : il ne verra pas le dossier du même nom ;
l'employé est révoqué : l'accès à Storage est entièrement supprimé ;
le dossier "Finance" du projet n'est visible que par les employés ayant accès au "Registre des dépenses".
Les niveaux "accès public" et "uniquement le mien" dans le bloc "Storage" du modèle d'accès sont décrits dans Stockage.
Articles connexes : Stockage · Enregistrement des documents dans le stockage