Tâches hors projets
Les tâches hors projets sont des assignations non liées à un événement spécifique : renouveler une assurance, commander des consommables, vérifier l'équipement après un retour. Elles sont créées dans le calendrier, et la liste de toutes ces tâches se trouve dans le tableau "Tâches", voir Tableau des tâches. Les tâches créées au sein d'un projet dans l'onglet "Planification" fonctionnent séparément (voir Planification).
Cet article décrit le Calendrier 2.0. Comment l'activer : Interface du calendrier.
Comment créer une tâche
Cliquez sur un espace vide du jour souhaité dans le calendrier et choisissez "Tâche". Dans la fenêtre, renseignez :
"Nom" : brièvement, ce qui doit être fait ;
"Début" et "Échéance (facultatif)" : la date et l'heure ;
"Tâche" : le détail de ce qui est à faire ;
"Intervenant" : à qui la tâche est assignée. Si personne n'est sélectionné, la tâche vous est attribuée.
Fichiers de la tâche
Vous pouvez joindre des fichiers à une tâche : un schéma de câblage, des photos, une facture, un manuel. Dans la fenêtre de la tâche, cliquez sur "Ajouter des fichiers" et sélectionnez un ou plusieurs fichiers. Chaque fichier dispose d'un champ "Commentaire" : décrivez brièvement le contenu du fichier. Supprimez un fichier superflu à l'aide de la croix à droite.
Vous pouvez joindre jusqu'à 20 fichiers à la fois, chacun d'une taille maximale de 50 Mo. Tous les formats de fichiers sont acceptés, à l'exception des programmes exécutables.
E-mail à l'intervenant
Cochez la case "Notifier l'intervenant par e-mail" : à la création de la tâche, l'intervenant reçoit un e-mail indiquant qui a créé la tâche, le numéro de la tâche, l'échéance et la description, un lien vers les tâches dans le système ainsi que la liste des fichiers joints avec leurs liens de téléchargement. L'intervenant n'a pas besoin de se connecter pour ouvrir les fichiers.
L'e-mail est envoyé à l'adresse marquée "Pour les notifications" dans la fiche de l'employé dans la base de données "Employés" (voir Ajout d'employés). Si cette adresse est absente, la tâche est tout de même créée, mais le message "L'e-mail n'a pas été envoyé à l'intervenant — vérifiez son adresse e-mail." s'affiche.
Fichiers dans une tâche existante
Cliquez sur la tâche dans le calendrier pour ouvrir sa fiche. La ligne "Fichiers" liste tous les fichiers joints avec leur taille. Vous pouvez :
ouvrir un fichier : cliquez sur son nom ;
télécharger un fichier : icône "Télécharger le fichier" ;
modifier un commentaire : éditez le texte dans le champ situé à côté du fichier ;
supprimer un fichier : icône "Supprimer le fichier" ;
ajouter d'autres fichiers : "Ajouter des fichiers".
Les fichiers des tâches sont également visibles dans le tableau "Tâches" : s'il en existe, une icône de dossier apparaît dans la ligne de la tâche. Elle ouvre une fenêtre avec la liste des fichiers, dans laquelle vous pouvez les téléverser, les décrire et les supprimer.
À noter. Si vous supprimez une tâche, tous ses fichiers sont supprimés avec elle.