Statuts de spécification
Le statut de la spécification indique l'avancement de la préparation du projet par le directeur technique. Il est défini dans l'onglet « Spécification », et dans le calendrier, les projets sont colorés selon ce statut pour le personnel n'ayant pas accès au devis.
La liste est configurée dans « Paramètres » → « System » → « Statuts », bloc « Statuts de spécification ». Chaque statut possède deux indicateurs : « Déconnexion » et « Entrepôt ».
L'indicateur « Entrepôt »
Lorsque le statut de la spécification atteint un statut portant cet indicateur, l'onglet « Entrepôt » devient disponible dans le projet : le personnel de l'entrepôt voit le projet et commence la préparation. L'indicateur ne peut être attribué qu'à un seul statut. Si le statut de la spécification est rétrogradé en dessous de ce statut, l'entrepôt est à nouveau désactivé dans le projet. Les deux événements sont enregistrés dans l'historique du projet : l'entrepôt est activé, puis l'entrepôt est désactivé.
L'indicateur « Déconnexion » : comment le devis et la spécification cessent de former un tout
La spécification est la version technique du devis : les mêmes articles, mais destinés à l'entrepôt et aux techniciens. Tant que le projet n'est pas « déconnecté », les deux sont liés :
si vous ajoutez, supprimez ou copiez une feuille ou un article du devis, la même opération s'effectue automatiquement dans la spécification.
Lorsque le statut de la spécification atteint un statut portant l'indicateur « Déconnexion », le lien est rompu. Après cela :
les modifications apportées au devis ne se répercutent plus sur la spécification : le directeur technique travaille sereinement sur sa propre version ;
tout ce que le responsable modifie dans le devis est consigné dans le journal de la spécification, afin que le directeur technique puisse prendre connaissance des changements et décider ce qu'il convient de reporter ;
l'historique du projet enregistre que la spécification a été déconnectée du devis.
Vous pouvez aligner manuellement le devis et la spécification à l'aide des boutons « Copier vers la spécification » et « Mettre à jour depuis la spécification » disponibles dans l'onglet « Devis ». Ces boutons sont accessibles tant que le statut du devis porte l'indicateur « Modification du devis » et que l'employé dispose d'un accès complet au projet.
« Mettre à jour depuis la spécification » aligne les quantités des articles correspondants dans le devis et ajoute les articles manquants. Les articles en trop dans le devis ne sont pas supprimés ; les prix, coefficients et remises ne sont pas modifiés.
« Copier vers la spécification » transfère la partie sélectionnée du devis vers la spécification.
Remarque. Si le projet est déjà déconnecté, le statut de la spécification ne peut pas être rétrogradé : le système affiche un message indiquant que le statut de la spécification ne peut pas être annulé. Attribuez donc l'indicateur au statut après lequel vous êtes certain de ne pas vouloir revenir à la synchronisation, par exemple « approuvé ».
L'indicateur ne peut être attribué qu'à un seul statut. S'il n'est attribué à aucun, le devis et la spécification restent toujours liés.