Хранилище

Storage е облачното файлово хранилище, вградено в Golova. Файловете, които виждате в Storage, и файловете вътре в проектите са едни и същи файлове: синхронизацията работи в двете посоки.

Защо е необходимо: проектните документи — оферти, складови листове, фактури и договори — вече не са разпръснати из имейли и локални папки. Всичко е на едно място, достъпно от всяко устройство, и можете да го споделите с клиент с един линк.

Как да го отворите

В заглавната лента на системата натиснете „Services" → „Storage".

Storage се отваря в отделен раздел на браузъра, на собствен адрес. Не е необходимо да влизате отново: ако вече работите в Golova, вие сте влезли и в Storage.

Включване и права за достъп

Като всички нови модули, Storage е скрит по подразбиране: достъп дава администратор.

Отворете „Databases" → „Employees" → „Options" → „Access templates", редактирайте необходимия шаблон и преминете към раздела „Services". Настройките на Storage са в блока „Storage".

Превключвателят в заглавието на блока е „show" или „hide".

• „show": служителят получава елемента от менюто „Services" → „Storage", иконата „Project folder in Storage" в картата на проекта и бутоните „Save to Storage".

• „hide": всичко това изчезва. Служителят продължава да вижда файловете в раздела на проекта Файлове/Връзки, съгласно правата му за „Files" в шаблона за достъп.

Списъкът „Access": „public access" или „only mine". Когато превключите заглавието на блока на „show", „Access" автоматично се задава на „public access"; при необходимост го променете ръчно.

Обърнете внимание. Въпреки наименованието си, „public access" в този списък не прави файловете публични: означава достъп до всички файлове на компанията вътре в Golova. Файловете са видими извън компанията само чрез публичен линк (вж. Как да споделите файл).

Правата върху файловете в системните папки произтичат от правата върху проекта. Ако служителят няма достъп до даден проект, той няма да вижда папката на този проект и в Storage. При освобождаване на служител достъпът до Storage се премахва напълно.

Раздели

Менюто е вляво.

„My Files": файлове и папки, качени или създадени от вас.

„System": папки, идващи от Golova: „Projects" и „Catalog". Всеки файл, качен в съответния модул на системата, автоматично се появява в системната му папка в Storage.

„All Files": обединен списък: системни файлове, ваши собствени файлове и файловете, достъпни за вас.

„Shared with me": файлове, споделени с вас от колеги.

„Starred": отбелязаното от вас със звезда.

„Pinned": папки за бърз достъп. Плъзнете тук тези, с които работите най-често.

„Log": история на действията с файловете.

„Trash": изтрити файлове, с брояч.

Структура на папката на проекта

„System" → „Projects" съдържа папките на всички ваши проекти. Всяка е наименована „ID — Название (начална дата)", така че лесно можете да намерите проект чрез търсене по номер. При преименуване на проект или промяна на датите папката се преименува автоматично.

Вътре в папката на проекта има шест системни подпапки:

Вътре в „Other" има подпапки за документите на раздела „Print": „Timeline", „Contacts", „Staff", „Transport", „Passes", „Tasks", „Project summary". Документ попада там, когато натиснете иконата на Storage в реда на съответния документ в раздела „Print".

В папките, които Golova попълва („Commercial proposal", „Warehouse list", „Other" и подпапките на пакетите в „Documents"), всяка подпапка съхранява 10-те най-нови файла; по-старите се изтриват автоматично. Не можете да добавяте собствени файлове в тези папки: те се попълват от Golova. Папката „Finance" е видима за служители с достъп до „Expense registry".

Как документите попадат в тези папки: вж. Запазване на документи в Хранилище.

Табло

В долната част на менюто се вижда обемът: колко място е използвано и колко допуска вашият план. Там има и линк „Increase limit".

Натиснете обема, за да отворите таблото на хранилището: подробна картина на това, което заема пространството. Таблото е достъпно за служители с ниво „public access".

• сводка: степен на запълване на хранилището, използвано място от лимита, общ брой файлове и папки, свободно място;

• „Largest files" и последните качвания: с тип, наименование и размер;

• „Upload and change activity": графика за последните 30 дни;

• „By Type": видеа, изображения, PDF, архиви, документи и други: колко файла от всеки вид и колко място заемат;

• „File Age": качено този месец и съхранявано по-дълго;

• „Extensions": кои формати заемат най-много място.

Таблото отговаря на практически въпрос: защо свършва пространството. Обикновено причината е няколко видеофайла и веднага го виждате в „Largest files".

Статии в този раздел

• Как да споделите файл: четири начина и какво вижда външният получател

• Запазване на документи в Хранилище: оферти, складови листове, пакети документи и документите на раздела „Print"