Статуси на документа и финансите
Статусите на документи и финанси са маркировки на проекта, които задавате ръчно. Те помагат на счетоводителя, специалиста по документи и мениджъра да виждат с един поглед на какъв етап е проектът: дали сметката е издадена, дали документите са подписани, дали плащането е получено.
До познатите статуси на сметка, спецификация и склад вече има два нови реда: „Документи" и „Финанси". Списъците със статуси се настройват от вас: можете да преименувате готовите, да промените реда им и да добавите свои собствени.
Зад тези статуси няма автоматизация: системата никога не ги променя сама и те не влияят на суми, документи или отчети за плащания. Вие задавате статуса. Това е удобно, ако съхранявате документи или плащания в външни услуги, но искате да виждате и филтрирате проекти по тях в Golova.
Как да настроите списъка със статуси
Отворете „Настройки" → „System" → „Статуси". Тук има два блока: „Статуси на документи" и „Статуси на финанси".
Статуси на документи по подразбиране: „Не е фактурирано", „Фактурирано", „Документите са изпратени на клиента", „Документите са подписани", „Получени оригинални документи".
Статуси на финанси по подразбиране: „Неплатено", „Частично платено", „Напълно платено".
Във всеки блок:
бутонът „+" добавя нов статус;
молив променя името на статуса (само името);
плъзгането променя реда: статусите ще се показват в този ред в проекта;
кръстчето изтрива статус.
Статусът „Отказан" съществува във всеки блок. Можете да го преименувате, но не можете да го изтриете или преместите. Първият статус в списъка не може да бъде изтрит, докато в него все още има проекти: първо преместете тези проекти в друг статус. Системата ви напомня за това със съобщение, че не можете да изтриете статуса, докато всички проекти не бъдат преместени от него.
Как да зададете статус в проект
В проекта отворете раздела „Документи" или „Финанси". В горната част ще видите ред от номерирани кръгове и стрелки, а под тях — името на текущия статус. Кликнете върху кръг и статусът се променя незабавно, без потвърждение. За да преминавате статусите един по един, използвайте стрелките.
Служител с пълен достъп до раздела „Документи" може да промени статуса на документа; служител с пълен достъп до приходи или разходи може да промени статуса на финансите. Всяка промяна се записва в историята на проекта.
Новите проекти започват с първия статус в списъка. Проекти, създадени преди появата на статуси, показват „не е посочено". При отказване на проект и двата статуса автоматично се променят на „Отказан".
Къде се виждат статусите
Календар. На картата на проекта се появяват цветни маркировки на статусите. Над календара има бутони „Документи" и „Финанси": кликнете върху един от тях и календарът оцветява проектите по съответния статус. Това показва проблемните места, например проекти, чиито оригинални документи не са получени.
Финансов отчет. Филтрите включват статуса на документа и статуса на финансите.
Цветове на статусите в календара
Цветът на всеки статус се избира в раздела „Календар" на същите глобални настройки, в блоковете „Настройка на статусите на документи" и „Настройки на статусите на финанси". Принципът е същият като при статусите на сметка и спецификация: вижте блока „Настройки на статусите на сметка".
Как се различава от „Платено" и „Неплатено"
Golova отдавна разполага с автоматично изчисляване на плащанията. Ако в раздела „Финанси" въведете приход за издадена сметка от пакет документи, системата сама преизчислява плащането на тази сметка: „платено" или „частично платено". Резултатът се вижда в счетоводната таблица и в анализите, в полетата „Платено" и „Неплатено".
Това изчисление работи както преди и не е свързано с новите статуси. Двете функции съществуват паралелно:
можете да използвате само автоматичното изчисление от приходи;
можете да използвате само новите статуси, ако съхранявате документи и плащания извън Golova;
можете да използвате и двете едновременно, но тогава имайте предвид: статусът на финансите няма да се промени сам при постъпване на плащане — трябва да го зададете ръчно.
Автоматичното изчисляване на плащанията се използва и в статусите на сметката: ако даден статус има флаг „Плащане на сметка", проектът не може да бъде преместен в него, докато всички документи на проекта не са платени. Вижте „Статуси на сметка" за подробности.