Saugykla
Storage – tai debesų failų saugykla, integruota į Golova. Failai, kuriuos matote Storage, ir failai projektuose yra tie patys failai: sinchronizacija veikia abiem kryptimis.
Kam tai reikalinga: projekto dokumentai – komerciniai pasiūlymai, sandėlio komplektavimo sąrašai, sąskaitos ir sutartys – nebėra išsklaidyti po el. paštą ir vietinius aplankus. Viskas vienoje vietoje, pasiekiama iš bet kurio įrenginio, o klientui galite suteikti prieigą viena nuoroda.
Kaip atidaryti
Sistemos antraštėje spustelėkite „Paslaugos" → „Storage".
Storage atsidaro atskirame naršyklės skirtuke, savu adresu. Prisijungti iš naujo nereikia: jei jau dirbate Golova, Storage taip pat esate prisijungę.
Įjungimas ir prieigos teisės
Kaip ir visi nauji moduliai, Storage pagal numatytuosius nustatymus yra paslėptas: prieigą suteikia administratorius.
Atidarykite „Duomenų bazės" → „Darbuotojai" → „Parinktys" → „Prieigos šablonai", redaguokite reikiamą šabloną ir eikite į skirtuką „Paslaugos". Storage nustatymai yra bloke „Storage".
Jungiklis bloko antraštėje – „rodyti" arba „slėpti".
„rodyti": darbuotojas gauna meniu elementą „Paslaugos" → „Storage", projekto kortelėje – piktogramą „Projekto aplankas Storage" ir mygtukus „Išsaugoti į Storage".
„slėpti": visa tai išnyksta. Darbuotojas vis tiek mato failus projekto skirtuke „Failai/Nuorodos", pagal savo teises į „Failus" prieigos šablone.
Sąrašas „Prieiga": „vieša prieiga" arba „tik mano". Perjungus bloko antraštę į „rodyti", „Prieiga" automatiškai tampa „vieša prieiga"; jei reikia, pakeiskite rankiniu būdu.
Lygis | Ką darbuotojas mato |
|---|---|
„vieša prieiga" | Visi įmonės failai ir aplankai – tiek sisteminiai, tiek naudotojų. Gali juos redaguoti, ištrinti ir bendrinti. Sisteminių aplankų ištrinti negalima. Mato saugyklos statistiką |
„tik mano" | Savi failai ir aplankai, sisteminiai aplankai ir tai, kas su juo bendrinta. Saugyklos statistika paslėpta |
Atkreipkite dėmesį. Nepaisant pavadinimo, „vieša prieiga" šiame sąraše nereiškia, kad failai tampa vieši: tai reiškia prieigą prie visų įmonės failų Golova viduje. Failai matomi už įmonės ribų tik per viešą nuorodą (žr. Kaip bendrinti failą).
Teisės į failus sisteminiuose aplankuose priklauso nuo teisių į projektą. Jei darbuotojas neturi prieigos prie projekto, jis nematys ir šio projekto aplanko Storage. Atleidus darbuotoją, prieiga prie Storage pašalinama visiškai.
Skyriai
Meniu yra kairėje.
„My Files": jūsų įkelti arba sukurti failai ir aplankai.
„System": aplankai, ateinantys iš Golova: „Projects" ir „Catalog". Bet koks failas, įkeltas į atitinkamą sistemos modulį, automatiškai atsiranda jo sisteminiame aplanke Storage.
„All Files": bendras sąrašas: sisteminiai failai, jūsų failai ir jums prieinami failai.
„Shared with me": failai, kuriuos su jumis bendrino kolegos.
„Starred": tai, ką pažymėjote žvaigždute.
„Pinned": aplankai greičiai prieigai. Čia vilkite tuos, su kuriais dirbate dažniausiai.
„Log": veiksmų su failais istorija.
„Trash": ištrinti failai su skaitikliu.
Projekto aplanko struktūra
„System" → „Projects" yra visų jūsų projektų aplankai. Kiekvienas pavadintas „ID — Pavadinimas (pradžios data)", todėl projektą lengva rasti pagal jo numerį. Pervadinus projektą arba perkėlus į kitas datas, aplankas pervadinamas automatiškai.
Projekto aplanko viduje yra šeši sisteminiai poaplankiai:
Aplankas | Kas viduje |
|---|---|
„Commercial proposal" | Išsaugoti komerciniai pasiūlymai, poaplankiuose „With prices" ir „Without prices" |
„Warehouse list" | Išsaugoti sandėlio komplektavimo sąrašai |
„Documents" | Išsaugoti dokumentų paketai: kiekvienas paketas turi savo poaplankį |
„Other" | Dokumentai, išsaugoti iš projekto skirtuko „Spausdinti" |
„Files" | Tas pats kaip bloke „Failai" projekto skirtuke „Failai/Nuorodos": sinchronizuojama abiem kryptimis |
„Finance" | Failai iš „Išlaidų registro": prie išlaidų eilučių ir apmokėtinų sąskaitų pridėti dokumentai |
„Other" viduje yra skirtuko „Spausdinti" dokumentų poaplankiai: „Timeline", „Contacts", „Staff", „Transport", „Passes", „Tasks", „Project summary". Dokumentas ten patenka, kai skirtuke „Spausdinti" spusteliate Storage piktogramą šio dokumento eilutėje.
Aplankuose, kuriuos pilda Golova („Commercial proposal", „Warehouse list", „Other" ir paketų poaplankiai „Documents"), kiekviename poaplanktyje saugomi 10 naujausių failų; senesni ištrinami automatiškai. Į šiuos aplankus savų failų pridėti negalima: juos pildo Golova. Aplankas „Finance" matomas darbuotojams, turintiems prieigą prie „Išlaidų registro".
Kaip dokumentai patenka į šiuos aplankus: žr. Dokumentų išsaugojimas į Storage.
Prietaisų skydelis
Meniu apačioje matote apimtį: kiek vietos panaudota ir kiek leidžia jūsų planas. Taip pat yra nuoroda „Padidinti limitą".
Spustelėkite apimtį, kad atidarytumėte saugyklos prietaisų skydelį: išsamų vaizdą, kas užima vietą. Prietaisų skydelis prieinamas darbuotojams su „viešos prieigos" lygiu.
suvestinė: kiek saugykla užpildyta, panaudota vieta iš limito, bendras failų ir aplankų skaičius, laisva vieta;
„Largest files" ir naujausiai įkelti failai: su tipu, pavadinimu ir dydžiu;
„Upload and change activity": diagrama per paskutines 30 dienų;
„By Type": vaizdo įrašai, paveikslėliai, PDF, archyvai, dokumentai ir kita: kiek kiekvieno tipo failų ir kiek vietos jie užima;
„File Age": kas įkelta šį mėnesį ir kas ten yra ilgiau;
„Extensions": kurie formatai užima daugiausiai vietos.
Prietaisų skydelis atsako į praktinį klausimą: kodėl baigiasi vieta. Paprastai priežastis – keliolika vaizdo failų, ir tai iš karto matyti „Largest files".
Straipsniai šiame skyriuje
Kaip bendrinti failą: keturi būdai ir ką mato išorinis gavėjas
Dokumentų išsaugojimas į Storage: komerciniai pasiūlymai, sandėlio komplektavimo sąrašai, dokumentų paketai ir skirtuko „Spausdinti" dokumentai