Dokumentu saglabāšana krātuvē

Krātuve ne tikai glabā augšupielādētus failus — tajā var arī saglabāt dokumentus, ko Golova ģenerē projektā. Komerciālie piedāvājumi, noliktavas saraksti, dokumentu paketes un cilnes "Print" dokumenti tiek saglabāti attiecīgā projekta mapē, un visjaunākās versijas vienmēr tiek tur glabātas.

Lūdzu, ņemiet vērā. Saglabāšanas pogas parādās tikai pēc tam, kad piekļuves veidnes cilnē "Services" Krātuvei ir atlasīts "show". Kā to izdarīt: skatiet Krātuve.

Ātrā piekļuve projekta mapei

Projekta kartes galvenē, labajā pusē, atrodas ikona "Project folder in Storage". Tā jauna cilnē atver šī projekta mapi Krātuvē, neejot caur sistēmas mapēm.

Komerciālais piedāvājums

Atveriet cilni "Estimate" un ritiniet uz leju līdz blokam "Print" lapas apakšā. Komerciālā piedāvājuma sadaļā izvēlieties veidni un noklikšķiniet uz "Save to Storage" — blakus pogām "Download (pdf)", "Download (xls)" un "Preview".

Viens klikšķis vienlaikus saglabā komerciālo piedāvājumu divos variantos — ar cenām un bez cenām, PDF un XLS formātā. Faili nonāk projekta mapē:

"System" → "Projects" → projekta mape → "Commercial proposal"

Iekšpusē atrodas divas mapes:

Katrs saglabājums izveido jaunu versiju, kuras nosaukumā ir ģenerēšanas datums un laiks. Mainījāt tāmi un noklikšķinājāt vēlreiz — blakus iepriekšējai parādās jauna versija, un iepriekšējā paliek. Tādā veidā varat salīdzināt to, ko sūtījāt klientam pirms nedēļas, ar to, ko sūtāt tagad.

Automātiskā saglabāšana

Lai nebūtu katru reizi jānoklikšķina uz pogas, ieslēdziet slēdzi "Save to Storage" drukas formā ("Settings" → "System" → "Printed forms", cilne "Document"). Tad ikreiz, kad noklikšķināt uz "Download (pdf)" vai "Download (xls)" šai formai, komerciālais piedāvājums tiek automātiski saglabāts Krātuvē — tāpat kā ar pogu. Skatiet Dokuments.

Noliktavas saraksts

Cilne "Specification", bloks "Print" lapas apakšā. Pogas: "Download (pdf)", "Download (xlsx)" un "Save to Storage". Saite "Show print options" atver izvades iestatījumus — saraksts tiek saglabāts ar iestatījumiem, kas ir atlasīti klikšķa brīdī. Mainiet iestatījumus un saglabājiet vēlreiz, un iegūsiet otro versiju.

Viens klikšķis vienlaikus saglabā noliktavas sarakstu PDF un XLSX formātā. Faili nonāk projekta mapē "Warehouse list" ar priekšskatījumu tieši Krātuvē.

Dokumentu pakete

Cilnē "Documents", ģenerētās paketes rindā, atrodas ikona "Save to Drive" — blakus ikonai "download all". Noklikšķinot uz tās, visa pakete nonāk projekta mapē "Documents", apakšmapē, kas nosaukta pēc paketes, ar izveides laiku un visiem failiem iekšpusē.

Saglabātie dokumenti kļūst par parastiem failiem Krātuvē: tos var lejupielādēt, skatīt bez lejupielādes un kopīgot.

Cilnes "Print" dokumenti

Projekta cilnē "Print", dokumentu blokā, katras dokumenta rindas ("Timeline", "Contacts", "Staff", "Vehicles", "Access passes", "Tasks", "Project summary") labajā pusē atrodas ikona "Save to Storage". Tā saglabā dokumentu ar pašreizējiem iestatījumiem no rindas "parameters":

• "Timeline", "Contacts", "Vehicles", "Tasks": PDF formātā;

• "Staff" un "Access passes": PDF un Excel formātā;

• "Project summary": Excel formātā.

Faili nonāk projekta mapē "Other", apakšmapē, kas nosaukta pēc dokumenta.

Cik versiju tiek glabātas

Katrā mapē, ko aizpilda Golova ("With prices", "Without prices", "Warehouse list", apakšmapes sadaļās "Other" un dokumentu paketēs), tiek glabāti 10 jaunākie faili. Vecāki tiek dzēsti automātiski. Ja kāda versija jāglabā ilgstoši, nokopējiet to savā Krātuves mapē vai lejupielādējiet.

Cilne "Files/Links"

Bloks "Files" projekta cilnē "Files/Links" ir Krātuves logs, kas ir tieši iegults projektā — tajā redzama šī projekta mape "Files". Šeit var arī izveidot mapes, augšupielādēt failus, vilkt tos ar peli, pārvietot un dzēst.

Sinhronizācija ir strikta un darbojas abos virzienos:

• augšupielādējat failu projektā — tas parādās Krātuvē mapē "Files";

• augšupielādējat to Krātuvē — tas parādās projektā;

• dzēšat to vienā vietā — tas pazūd otrā.

Šeit nav jānoklikšķina uz "save" — tā ir viena un tā pati krātuve ar divām saskarnēm. Skatiet Faili/Saites.

Kāpēc tas nepieciešams

Galvenais scenārijs ir ārējie dalībnieki. Kopīgojiet ar klientu projekta mapi "Documents" vai "Commercial proposal" — viņi atver to ar saiti, lejupielādē visu nepieciešamo un redz jaunās versijas, tiklīdz jūs tās saglabājat. Skatiet Kā koplietot failu.

Saistītie raksti: Krātuve · Kā koplietot failu