Estats de documents i finances
Els estats de document i de finances són marques de projecte que establiu manualment. Ajuden un comptable, un especialista en documentació i un gestor a veure d'un cop d'ull en quin pas es troba un projecte: si s'ha emès la factura, si els documents estan signats, si s'ha rebut el pagament.
Al costat dels estats habituals de pressupost, especificació i magatzem, ara hi ha dues files més: "Documents" i "Finances". Vosaltres mateixos configureu les llistes d'estats: podeu canviar el nom dels predefinits, modificar-ne l'ordre i afegir-ne de propis.
Tingueu en compte que no hi ha cap automatisme darrere d'aquests estats: el sistema mai no els canvia per si sol, i no afecten imports, documents ni informes de pagament. Vosaltres establiu l'estat. Això és convenient si gestioneu documents o pagaments en serveis externs però voleu veure i filtrar projectes per ells a Golova.
Com configurar la llista d'estats
Obriu "Configuració" → "Sistema" → "Estats". Hi ha dos blocs: "Estats de document" i "Estats de finances".
Estats de document per defecte: "No facturat", "Facturat", "Documents enviats al client", "Documents signats", "Documents originals rebuts".
Estats de finances per defecte: "No pagat", "Parcialment pagat", "Totalment pagat".
A cada bloc:
el botó "+" afegeix un nou estat;
el llapis canvia el nom d'un estat (només el nom);
arrossegar canvia l'ordre: els estats apareixeran en aquest ordre al projecte;
la creu elimina un estat.
L'estat "Cancel·lat" existeix en cada bloc. Podeu canviar-li el nom, però no el podeu eliminar ni moure. El primer estat de la llista no es pot eliminar mentre encara tingui projectes: primer moveu aquests projectes a un altre estat. El sistema us ho recorda amb un missatge que indica que no podeu eliminar l'estat fins que tots els projectes hagin estat traslladats.
Com establir un estat en un projecte
En un projecte, obriu la pestanya "Documents" o "Finances". A la part superior veureu una fila de cercles numerats i fletxes, i a sota el nom de l'estat actual. Feu clic en un cercle i l'estat canvia immediatament, sense confirmació. Per avançar pels estats d'un en un, utilitzeu les fletxes.
Un empleat amb accés complet a la secció "Documents" pot canviar l'estat del document; un empleat amb accés complet als ingressos o despeses pot canviar l'estat de finances. Cada canvi queda registrat a l'historial del projecte.
Els projectes nous comencen amb el primer estat de la llista. Els projectes creats abans que apareguessin els estats mostren "no especificat". Quan cancel·leu un projecte, ambdós estats canvien automàticament a "Cancel·lat".
On es veuen els estats
Calendari. Al card del projecte apareixen marques d'estat de color. Sobre el calendari hi ha els botons "Documents" i "Finances": feu clic en un d'ells i el calendari acoloreix els projectes segons aquest estat. Això mostra els punts problemàtics, per exemple projectes dels quals no s'han rebut els documents originals.
Informe financer. Els filtres inclouen l'estat del document i l'estat de finances.
Colors dels estats al calendari
El color de cada estat es tria a la pestanya "Calendari" de la mateixa configuració global, als blocs "Configuració d'estats de document" i "Configuració d'estats de finances". El principi és el mateix que per als estats de pressupost i especificació: consulteu el bloc "Configuració d'estats de pressupost".
En què es diferencia de "Pagat" i "No pagat"
Golova fa temps que disposa d'un càlcul automàtic de pagaments. Si a la pestanya "Finances" introduïu un ingrés per a una factura emesa d'un paquet de documents, el sistema recalcula automàticament el pagament d'aquesta factura: "pagat" o "parcialment pagat". El resultat és visible a la taula comptable i a les analítiques, als camps "Pagat" i "No pagat".
Aquest càlcul funciona com abans i no està connectat als nous estats. Les dues funcions existeixen en paral·lel:
podeu utilitzar únicament el càlcul automàtic a partir dels ingressos;
podeu utilitzar únicament els nous estats, si gestioneu documents i pagaments fora de Golova;
podeu utilitzar ambdós alhora, però recordeu: l'estat de finances no canviarà per si sol quan arribi un pagament, l'heu d'establir manualment.
El càlcul automàtic de pagaments també s'utilitza en els estats de pressupost: si un estat té activada la marca "Pagament de factura", el projecte no es pot moure a aquest estat fins que tots els documents del projecte estiguin pagats. Consulteu "Estats de pressupost" per obtenir més informació.